Planejar as compras corporativas ajuda a reduzir os gastos e evitar a indisponibilidade de produtos. Entenda como planejar!
Manter uma rotina de organização e planejamento das compras corporativas ajuda a reduzir os gastos e melhorar as finanças do negócio. Somado a isso, o planejamento de compra, seja de itens de papelaria, informática e insumos, melhora o desempenho operacional e elimina o risco de falta de estoque.
O gestor responsável pelas compras da empresa precisa montar um roteiro de planejamento das compras. Esse é o primeiro passo para garantir melhor desempenho financeiro e operacional. Aprenda como fazer!
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Faça um levantamento das necessidades.
Para começar a montar um planejamento de compras, o primeiro passo é fazer uma lista completa de todos os itens que são adquiridos pela empresa. Quanto mais completa for a lista, maior será o controle e gestão dos itens. No levantamento de necessidades você poderá incluir:
- todos os itens de papelaria que são comprados pela empresa;
- toner para impressora;
- descartáveis como copos plásticos e demais utensílios desta categoria;
- itens de higiene como papel higiênico, papel toalha, entre outros;
- itens de limpeza como álcool, detergente, limpa vidro, sabão, entre outros; e,
- equipamentos de proteção individual.
O levantamento de necessidades deve contemplar todos os itens que são adquiridos pela empresa de forma recorrente. São todos os produtos necessários para a manutenção das atividades dentro do negócio.
Na lista você não precisa incluir o que não for compra recorrente. Por exemplo, mobiliário e equipamentos de informática, que não são comprados com frequência, podem ficar de fora do planejamento.
Entretanto, vale destacar que o gestor precisa ter uma lista de fornecedores também para esse tipo de mercadoria. Assim, quando houver necessidade de compra, ele encontrará fornecedores com mais rapidez.
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Defina a frequência das compras.
Após listar todos os itens de compra recorrente, o passo seguinte é listar a frequência com que as compras são realizadas. Se você não tiver um histórico com registro de compras anteriores, pode ficar difícil fazer esse levantamento. Neste caso, converse com os colaboradores para entender quais são as necessidades de uso e avalie a frequência com base nisso.
Uma dica importante é que a compra deve ser feita de forma estratégica, não é recomendado manter grandes quantidades de produtos em estoque. Conservar produtos em estoque significa que o dinheiro fica “parado”, quando poderia estar sendo usado para outras coisas.
Estabeleça o orçamento necessário
Depois de entender o fluxo de compras, o passo seguinte é o orçamento. Entenda quantas compras devem ser feitas e o custo médio de cada uma dessas compras.
Esse movimento traz previsibilidade orçamentária e ajuda no planejamento de outros gastos. Quando a empresa tem um controle eficiente dessas informações ela consegue fazer o manejo adequado das despesas.
Liste e qualifique os fornecedores.
É recomendado que a empresa tenha um bom fornecedor e mantenha um relacionamento próximo com ele. Preze por fornecedores que tenham experiência no mercado, disponibilidade de produtos, flexibilidade no atendimento, ofereçam atendimento online e que disponibilizem um rol significativo de produtos.
Aqui, vale uma dica importantíssima, ter um fornecedor de confiança à disposição não significa que você deve contar apenas com ele. Por isso, é recomendado listar todos os fornecedores que estão aptos a atendê-lo e manter os contatos atualizados. Crie condições para receber um atendimento sempre que precisar.
Esse movimento é importante, pois caso você tenha algum problema com um fornecedor, terá outras opções de atendimento para suprir as suas necessidades. O contato com múltiplos fornecedores também ajuda na hora de fazer orçamentos e comparar preços.
O atendimento online é um diferencial, por isso, acesse sites de fornecedores especializados e acompanhe as variações de preços nestas plataformas.
Monitore o recebimento, armazenagem e uso dos produtos
Por fim, tenha um controle eficaz do recebimento, armazenagem e uso dos produtos. Não armazene muitos produtos em estoque e faça uma avaliação com relação à sazonalidade: em alguns períodos do ano pode ser que um determinado item seja utilizado com mais frequência.
Quanto maior o controle e o número de informações sobre produtos, fluxo de utilização e armazenagem, melhor será o seu processo de gestão e planejamento das compras. Por isso, mantenha uma administração eficiente e ajude a melhorar a produtividade e as finanças do seu negócio.
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