Guia para o seu departamento pessoal fazer a folha de pagamento

Confira nossas dicas para otimizar o preparo da folha de pagamento dos funcionários

Fazer a folha de pagamento é uma tarefa mensal para quem trabalha com departamento pessoal. Isso faz parte da rotina de qualquer empresa, logo é preciso ficar bastante atento aos detalhes para que todos os cálculos e dados estejam corretos. 

A folha de pagamento é uma obrigatoriedade da CLT e constitui um documento muito importante para o colaborador e para a empresa. Com tantas informações a serem registradas, surgem diversas dúvidas sobre como elaborar uma folha de pagamento, pensando nisso fizemos este guia para ajudar nessa tarefa. 

Qual é a importância da folha de pagamento? 

A folha de pagamento é um documento que serve como histórico dos pagamentos realizados a funcionários de uma empresa. Nesse documento estão descritas todas as verbas que um colaborador tem a receber como salário bruto, salário líquido e possíveis descontos. 

Por isso, fazer a folha de pagamento da maneira correta é importante para facilitar o controle financeiro do negócio. Esse documento também é uma garantia de que a empresa pagou todos os benefícios, verbas trabalhistas e recolheu os impostos necessários ao fazer o pagamento a seus funcionários. 

Separamos um passo a passo que pode te ajudar a fazer uma folha de pagamento com mais rapidez e assertividade. Confira abaixo:

Não esqueça das informações obrigatórias 

Além dos valores de salários, verbas e descontos, a folha de pagamento deve conter informações de praxe. É preciso que estejam descritos os dados do empregador, o cargo do empregado, os descontos feitos, o número de dias trabalhados, valores de salário bruto e líquido, referentes a horas extras, adicionais e adiantamentos. 

Por isso, é importante lembrar de preencher todas essas informações antes de dar a folha de pagamento como concluída e levá-la ao financeiro. 

Controle demissões e contratações 

A rotatividade no mercado faz com que seja importante um controle de demissões e contratações em empresas. É preciso adotar um sistema que permita o controle e a adequação rápida em caso de demissões e novas contratações da empresa. 

Dessa forma, nenhum colaborador deixará de receber os seus direitos no prazo acordado com a empresa. Esse controle é fundamental para auxiliar no controle das finanças mensais do negócio. 

Defina a categoria do funcionário 

Esse é um ponto importante! A função de alguns colaboradores pode pertencer a convenções coletivas, por exemplo, o que pode mudar a base de cálculo e de descontos. Por isso, definir a categoria do funcionário antes de calcular os pagamentos é importante para evitar erros. 

Calcule as horas trabalhadas 

Para não errar nos cálculos de horas extras e possíveis adicionais, além de contabilizar faltas e atrasos, é importante calcular as horas trabalhadas. Isso remete a importância de contar com um sistema de ponto para facilitar a contabilidade das horas trabalhadas de cada colaborador durante o mês. 

Calcule todos os tributos e descontos 

Também é fundamental ter um sistema ou planilha que consiga definir todos os cálculos de tributos e descontos. Esses são pontos muito importantes para garantir que a empresa não tenha nenhum problema trabalhista posteriormente. 

Então, busque se atentar ao recolhimento de impostos como o INSS e o FGTS, considerando também o desconto de benefícios como o vale-transporte, o plano de saúde, entre outros. 

A obrigação dos descontos e do recolhimento de tributos é do empregador. Por isso, descrever estes pontos corretamente na folha de pagamento é essencial para evitar problemas e otimizar o controle das finanças. 

Calcule o salário bruto e o salário líquido 

Incluir valores de salário bruto e salário líquido na folha de pagamento é essencial. Por isso, é importante fazer os cálculos de todos os descontos e encargos para apontar os valores de salários pagos e recebidos pelos funcionários. 

Para finalizar, uma forma de otimizar a realização da folha de pagamento é automatizar esse processo. Já existem sistemas no mercado que facilitem questões como o controle de ponto, cálculos de horas trabalhadas, cálculos de descontos e encargos, entre outros. 

Dessa forma, você traz mais agilidade e assertividade para o departamento pessoal. Algo essencial em qualquer empresa que queira ter maior controle sobre as finanças e deseja crescer no mercado. 

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